История делопроизводства. Кадровое делопроизводство в Казахстане: отголоски истории и применение профессионального суждения.
Коллеги, прописываете ли вы в приказе оклад? С этого вопроса, который задала участница Группы кадровиков в ватсапе, я бы хотела начать пост-рассуждение. Почему призываю порассуждать? Потому что ни в одном НПА вы не найдете ответа на этот вопрос. Но мы же должны придти к какому-то оптимальному варианту?
Еще до того, как я увидела вопрос об отражении должностного оклада в приказе о приеме на работу, другие активные участники группы присоединились к обсуждению. Вот их ответы:
- Нет, только как приложение к ТД
- Я прописываю
- Можете написать оклад согласно штатному расписанию
- По желанию
- Оклад прописывать в приказе обязательно или ссылку на пункт трудового договора, на ссылку штатного расписания придираются при проверке…
- Руководитель спорит, говорит, не прописывают, а я всю жизнь прописываю
- Ну раз руководитель спорит)) напишите, что оклад в соответствии с условиями трудового договора или принят в соответствии с условиями ТД. А уже в ТД оклад обязательно – это требование закона. В приказе кому как.
- Нет.
О чем могут рассказать такие ответы? Только о том, что четких норм нет, и каждый кадровик или бухгалтер оформляет приказ о приеме на работу в соответствии со своим профессиональным суждением, которое появилось на основании опыта (личного или приобретенного). Краткий ответ я свой тоже написала, но потом решила подготовить полезный пост. Поэтому предлагаю отправиться в небольшое историческое путешествие.
Историческая справка с комментариями Е. Лебедь
Навыки работы с документами складывались и вырабатывались в течение веков. Документы появились с возникновением письменности. Документ – латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство». Делопроизводство развивалось вместе с обществом, с развитием государств писались законы.
Отчет можно начать от Шумерской письменности, где на глиняных табличках, датированных III тысячелетием до н.э., оформлялись первые документы, содержащие информацию о коммерческих сделках и законах Шумеры. Это является доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире.
Человечество развивалось, после наскальных рисунков появилась письменность, укреплялись позиции государств и межгосударственных связей и внутригосударственных коммуникаций. Это в свою очередь, привело к развитию документооборота и появлению делопроизводства. В документах фиксировались права на частную собственность, отражались денежные займы, различные соглашения, завещания, указы правителей. Столетиями формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы удостоверения документов — подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа — черновик и беловик.
Так как суверенный Казахстан явился результатом распада СССР и был исторически связан с Россией, то предлагаю ознакомиться с делопроизводством дореволюционной России, которое включает три этапа:
- приказное делопроизводство (XVI — XVII в.);
- коллежское делопроизводство (XIII в.);
- исполнительное делопроизводство (XIX — начало XX в.).
Приказное делопроизводство
Становление русского централизованного государства сопровождалось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно закреплялся в Судебнике 1497 г. и 1550 г., Соборном уложении 1649 г. Делопроизводство как система возникает вместе с образованием аппарата государственного управления, который нуждается в документировании своей деятельности и в обмене документированной информацией между составными частями по вертикали и горизонтали (царь, боярская Дума, приказы, годовые воеводы, приказные избы и т.д.)
Коллежское делопроизводство
Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. Именно в этот период появилось название «архив». В целом, реформы государственного аппарата первой четверти XVIII в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале XIX в. при Александре I.
Министерское (исполнительное) делопроизводство
Манифестом от 08.09.1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, взамен существующих Петровских коллегий: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, внешних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, государственное казначейство на правах министерства. Министерства – в России центральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г. и восстановленные в 1946 г. коллегии были сохранены и расписаны между министерствами. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства. Манифест «Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября 1917 г.
Но, Октябрьская революция 1917 года в корне изменила систему государственных учреждений в России. Долгое время делопроизводство действовало на основе нормативно-методической базы, разработанной еще в 20-х годах. С увеличением численности государственного аппарата, восстановлением промышленности и других отраслей народного хозяйства СССР количество документов возрастало, что не могло не требовать перемен в регламентации ДОУ (документационное обеспечение управления). С 1943 г. действовал перечень типовых документов, в которых были установлены сроки хранения для различных категорий типовых документов. Но данный перечень не учитывал активного развития делопроизводственных документов в 50-ые гг.
Количество документов значительно увеличилось и продолжало увеличиваться с каждым годом, многие документы в различных ведомствах повторяли друг друга. Поэтому не разработанность теоретических, методологических и нормативных положений в такой области делопроизводства, как экспертиза ценности документов приводила к тому, что многие ценные документы просто терялись, а “повторяемые” документы сохранялись.
К началу 60-ых гг. состояние документации в сфере управления на тот момент можно охарактеризовать следующим образом. По данным архивной службы в стране ежегодно создавалось свыше 40 млрд. листов документов, причем это количество ежегодно возрастало.
В условиях протекания научно-технического прогресса и усложнением системы управления, что приводило к возрастанию межучрежденческих связей, а, следовательно, и количества обращающихся документов. А единые общесоюзные требования к документу, к его качеству не были выработаны.
В связи с внедрением принципиально новых способов обработки документной информации, изменились и требования к качеству документа, появились новые характеристики качества, не возникавшие ранее. Основная из них – это межвидовая унификация форм и основных показателей документов и установление единых, унифицированных принципов документообразования.
Отсутствовала унификация и в нормах оформления документов. На практике применялись различные способы адресования, датирования, подписания документов, причем эти способы зачастую были нерациональны, вызывали значительные непроизводительные затраты рабочего времени специалистов.
Не были выработаны также требования к изложению содержания документов, то есть, к построению текстов. Единственной нормой в этом плане являлись стереотипные, неконкретные записи в ведомственных инструкциях по делопроизводству о необходимости излагать документы “кратко”, “ясно” и т.д.
В июне I960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г.: актуальность создания специализированного института для разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Первым реальным результатом разработки ЕГСД было издание в 1965 г. “Материалов к Единой государственной системе делопроизводства”, а затем “Разделов Единой государственной системы делопроизводства”, в которых были изложены основные принципиальные положения ЕГСД.
Новый этап в разработке ЕГСД начался в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Одновременно были намечены и конкретные сроки разработки: Головным институтом: по проблеме ЕГСД стал созданный в системе Главного архивного управления в 1966 г. Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
В сентябре 1973 г., после всестороннего обсуждения и доработки, “Основные положения” ЕГСД были утверждены Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в целях совершенствования делопроизводства.
Если до появления ЕГСД какого-либо твердо установленного порядка делопроизводства не существовало и каждое министерство устанавливало свои правила на основании существующей практики и традиции, то теперь появился единый комплексный документ, предлагающий реальный путь организации делопроизводства.
В 1975-1977 годах инструкции для учреждений, организаций и предприятий были утверждены Советами Министров УССР, БССР, Узбекской ССР, Казахской ССР, Литовской ССР, Армянской ССР, Эстонской ССР, Латвийской ССР, Киргизской ССР, Молдавской ССР. Правительства Литовской, Эстонской и Армянской союзных Республик утвердили республиканские стандарты на организационно-распорядительную документацию, учитывающие национальные особенности и традиции оформления документов.
Министерства и ведомства СССР издали нормативные акты о внедрении ЕГСД и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию. В 80% из них были изданы новые инструкции по делопроизводству, выпущены альбомы стандартных бланков и образцов документов. Организации, предприятия, учреждения фактически во всех областях народного хозяйства, науки, культуры, образования перешли на использование положений ЕГСД. Были пересмотрены учебные программы МГИАИ, и документоведческие курсы стали строиться на новой основе.
В начале 1980-ых годов утверждаются разработанные в 1970-ые годы 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации.
В связи с необходимость внедрения информационных технологий в делопроизводственные процессы в середине 1980-ых годов принимаются меры по совершенствования ЕГСД. В 1988 году утверждается ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления).
*********
Как вы видите, становление делопроизводства – это не дело одного дня или года. Но с распадом СССР значение делопроизводства в Казахстане с каждым годом медленно снижалось.
До конца 1999 года в уже суверенном Казахстане все еще действовал КЗоТ – Кодекс законов о труде Казахской ССР. Ему на смену пришел Закон Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан». В июне 2007 года был введен в действие первый Трудовой кодекс РК.
А что же с нормами делопроизводства? С распадом СССР нормативно-правовые акты постепенно сменились на внутриказахстанские. Не сразу, конечно. Например, до 1994 года в Казахстане действовало Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 N 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций».
Постановление Госкомстата СССР от 28.12.89 N 241 утратило силу Постановлением Государственного комитета Республики Казахстан по статистике и анализу от 16 ноября 1994 года № 73 «Об утверждении Альбома межведомственных форм первичной учетной документации». Указанный Альбом был разработан для Министерств, ведомств и других хозорганов Республики Казахстан.
Альбом межведомственных форм содержал в себе краткий обзор альбома макетов унифицированных межведомственных форм первичной учетной документации в разрезе основных участков учета и краткие указания по применению и заполнению типовых межведомственных форм с образцами.
1. По учету труда и заработной платы
2. По учету личного состава
3. По учету использования рабочего времени
4. По учету расчетов с рабочими и служащими
5. По учету основных средств
6. По учету сырья и материалов
7. По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов
8. По учету работы в автомобильном транспорте
9. По учету работы строительных машин и механизмов
10. По учету результатов инвентаризации
11. По учету кассовых операций
12. По учету рационализации и изобретательства
13. По учету в капитальном строительстве
14. По учету заготовок сельскохозяйственных продуктов
15. По учету нематериальных активов
Обратите внимание на первые четыре пункта – они касаются работы кадровиков, остальные же пункты рассчитаны на бухгалтерию предприятия. Но, как мы помним, образцы предназначались для государственного аппарата.
Государственная структура не раз менялась, что повлекло за собой издание и утрату юридической силы многих нормативно-правовых актов. В 1996 году Указом Президента РК был реорганизован государственный архив.
А, в 2003 году, параллельно с действующим Альбомом межведомственных форм первичной учетной документации, появляется Приказ Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 «О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан». Это были первые правила документооборота в суверенном Казахстане, но разработаны они были только для государственных организаций.
В 2009 году Приказом и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 были утверждены Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и (внимание!) негосударственных организациях. Этим же приказом был утвержден Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения.
Альбом межведомственных форм первичной учетной документации утратил силу Приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по статистике от 28 марта 2011 года № 93.
Источник: ИС Параграф
«О признании утратившим силу постановления Государственного комитета Республики Казахстан по статистике и анализу от 16 ноября 1994 года № 73»
В соответствии с пунктом 1-1) статьи 27 Закона Республики Казахстан то 24 марта 1998 года «О нормативных правовых актах», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Признать утратившим силу постановление Государственного комитета Республики Казахстан по статистике и анализу от 16 ноября 1994 года № 73 «Об утверждении Альбома межведомственных форм первичной учетной документации».
2. Департаменту стратегического развития (Орунханов К.К.) довести настоящий приказ до сведения заинтересованных государственных органов и структурных подразделений Агентства Республики Казахстан по статистике.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ответственного секретаря Агентства Республики Казахстан по статистике Шокаманова Ю.К.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания.
Председатель: А. Смаилов
Вывод и ответ на вопрос коллеги
Как вы видите, делопроизводству негосударственных (читай, коммерческих) организаций государство стало уделять внимание только в 2009 году, то есть только через 18 лет с момента провозглашения независимости (грубо, с 1992 по 2009)! Такое обстоятельство не могло сказаться и на сохранности персональных данных, на сохранности трудового стажа работников коммерческих структур. Естественно, отразилось и на общей делопроизводственной грамотности кадровиков.
И если все-таки ответить на вопрос коллеги из чата для кадровиков «Нужно ли указывать в приказе о приеме на работу оклад?», то мой ответ будет такой: можно указывать, можно не указывать. Ну нет на данный момент в Казахстане ни одного НПА, который бы нам прямо указывал, что конкретно нужно вписывать в текст приказа!
Прокрутите статью на сайте немного назад. И всмотритесь в образец приказа о приеме на работу. Вот когда действовали унифицированные формы, вы не могли придумывать свои правила оформления приказа о приеме на работу или иного унифицированного документа. Вы были обязаны следовать жесткой инструкции.
Что же теперь? Теперь мы отталкиваемся от логики, ситуации и профессионального суждения
Как правило, если вы не работаете в 1С или аналогичной программе, а кадровые документы печатаете в ворде, то один экземпляр приказа передается бухгалтеру для начисления заработной платы.
А теперь представьте, что в приказе о приеме на работу у вас прописано «Должностной оклад установлен согласно штатному расписанию». Тогда бухгалтер или вы сами будете вынуждены раз от раза поднимать либо трудовой договор (в нем указывать точный размер заработной платы вы обязаны!) или штатное расписание. Пожалейте чужое рабочее время!
«обычно думают, и не без основания, что это тот, кто в совершенстве знает свою работу. Но чаще всего под профессионалом понимают человека, который живет за счет средств своей профессии. Человек, у которого в трудовой книжке написано, что он бухгалтер, может считаться профессионалом». Тогда получается, что применять профессиональное суждение может тот кадровик, который:
- В совершенстве знает свою работу (не только Трудовой кодекс, о и другие тесно связанные НПА, а также владеет навыками оформления, хранения и архивирования кадровых документов).
- 80-100% своего времени уделяет кадровой работе, всем ее аспектам.
- Осуществляет свою профессиональную деятельность в отношении третьих лиц.
- Умеет правильно читать и применять нормативно-правовые акты, оценивая последствия для компании.
- Умеет работать в условиях неопределенности, когда (как в рассматриваемой ситуации) нет четкого ответа на вопрос, или одни НПА противоречат другим.
В общем, дружите с логикой, применяйте свое профессиональное суждение и отталкивайтесь от ситуации!
Коллеги, приглашаю вас в закрытый клуб для профессионалов в области кадрового учета, аудита, разрешения трудовых споров.
- Видео-встречи в zoom проводятся 1 раз в неделю в среду в 20:30 по Алматы (кроме праздничных дней) и раз в месяц будет zoom в формате «Вопрос-Ответ».
Записи наших встреч будут доступны на весь период действия вашей подписки. Узнать стоимость и уточнить условия можно по WhatsApp или на сайте
Перейти в Instagram, YouTube или Telegram Екатерины Лебедь >>>
АВТОР СТАТЕЙ И КУРСОВ: Лебедь Екатерина Александровна
✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК.
✔ В карьерном портфеле: налоговые проверки, трудовые инспекции, суды, прокурорские проверки, восстановление учета, любые сложные участки, включая налоги с зарплаты.
✔ С 2010 года работаю на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, тысячи часов консультаций применению трудового законодательства (в год провожу более 1000 консультационных часов).
✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.
✔ Бесплатные прямые эфиры в Инстаграм: https://www.instagram.com/hrdelo_kz/
✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram.
