Секреты составления штатного расписания

Секреты составления штатного расписания

Секреты составления штатного расписания

Штатное расписание (в дальнейшем ШР) — документ предприятия, отображающий структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

  1. Нужно/не нужно на малом ИП и ТОО?
  2. Из чего состоит?
  3. Как утверждать?
  4. Как часто можно изменять и как?
  5. Как ШР взаимодействует с другими документами?

Составление штатного расписания это право или обязанность работодателя?

 

Закон о ТОО РК

 
Статья 53. Единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью.
 
1. Единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью (директор, управляющий и т.п.):

3) в отношении работников товарищества издает приказы о назначении их на должность, об их переводе и увольнении, определяет системы оплаты труда, устанавливает размеры должностных окладов и персональных надбавок, решает вопросы премирования, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
 
Статья 54 ТК РК
 
Основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
 
1. Трудовой договор с работником по инициативе работодателя может быть расторгнут в случаях:
…..

2) сокращения численности или штата работников;
 

 

Приказ МКиС РК от 26 января 2015 года № 22 Перечень типовых документов со сроками хранения

 

Перечень типовых документов со сроками хранения
Документ Сроки хранения Примечание
68 Штатные расписания организации, изменения к штатным расписания:
1) по месту разработки и / или утверждения;
Постоянно
2) в других организациях. 3 года После замены новыми
69 Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, расчеты, переписка) по их разработке и изменениям в них 5 лет ЭПК
70 Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников) 75 лет


 

Из Правил апробации ЕТКС

Должностью является такая структурная единица работодателя, которая выполняет определенный круг должностных полномочий и обязанностей.

Должностная инструкция представляет собой документ, включающий в себя обязанности, полномочия и работы, выполняемые работником, касательно своей должности.

Квалификационная категория — это уровень требований к квалификации работника, влияющий на сложность выполняемых им работ.

Квалификационный разряд — квалификация работника, отражающая сложность выполняемых работ.

Квалификационные требования — показать уровня и профиля профессиональной подготовки работника, его стажа работы, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.

Профессия представляет собой род занятий, трудовую деятельность сотрудника, требующий определенной подготовки и подтверждаемый соответствующими документами об образовании (дипломом об образовании, сертификатами о повышении квалификации, обучении.
 

Приказ МЗиСР РК от 20 апреля 2015 года № 241

Записи о наименовании должности, на которую принят работник, производятся на основании:

  1. трудового договора;
  2. акта работодателя;
  3. штатного расписания организации.


 

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание (ШР) – документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность.
 
ШР обычно содержит:

  1. Наименования структурных подразделений;
  2. Наименования должностей;
  3. Количество штатных единиц;
  4. Должностные оклады, надбавки;
  5. Общее количество работников;
  6. Размер месячного (годового) фонда зар. платы.

 

Разбираемся: для чего и когда нужно штатное расписание
в организации?

Кейс 1. Вы создали предприятие, арендовали помещение и планируете в соответствии с ОКЭДом предоставлять населению услуги по отделке и ремонту жилых помещений.

Ваши действия:

  1. Определяем потребность в персонале – кто и сколько?
  2. Определяем размер заработной платы;
  3. Составляем штатное расписание.

 
Наверное,

  1. Офис-менеджер – 1 человек или диспетчер для приема заказов, размещения объявлений, работы с клиентами и т.п.;
  2. Штукатуры – 3 человека;
  3. Маляры – 2 человека;
  4. Бригадир – 1 человек, который будет руководить рабочими на объекте;
  5. Уборщица – 1 человек (допустим, вы предоставляете комплекс услуг, куда включена генеральная уборка после ремонта).

 

Составляем штатное расписание
Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге)
Офис-менеджер 1 40 000
Штукатур 3 45 000
Маляр 2 42 000
Бригадир 1 65 000
Уборщик производственных помещений 1 30 000
Итого: 8

Образец штатного расписания

Утверждаю
штат в количестве 8 единиц с месячным фондом
заработной платы 4 248 000 (четыре миллиона двести
сорок восемь тысяч) тенге.
Директор ТОО «Web-Академия»
Е.А. Лебедь
 
 

__Лебедь Е. А.________
МП

 

Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге) ФОТ в год (в тенге)
Офис-менеджер 1 40 000 480 000
Штукатур 3 45 000 1 620 000
Маляр 2 42 000 1 008 000
Бригадир 1 65 000 780 000
Уборщик производственных помещений 1 30 000 360 000
Итого: 8 4 248 000

 

Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге) ФОТ в год (в тенге)
Офис-менеджер 1 40 000 480 000
Штукатур 3 45 000 1 620 000
Маляр 2 42 000 1 008 000
Бригадир 1 65 000 780 000
Уборщик производственных помещений 1 30 000 360 000
Итого: 8 4 248 000



 

Как избежать «вилки» в штатном расписании?

Вариант 1. Назвать должности по-разному;
Вариант 2. Установить категории для должностей работников;
Вариант 3. Введение в названия должностей слов: старший, младший, ведущий, главный и др. (кроме рабочих специальностей);
Вариант 4. Установить надбавки на данной позиции, то есть оклад устанавливается всем на данной должности равный (минимум, который готовы платить любому работнику на данной позиции), а все остальные суммы оформляются в виде надбавок: за опыт работы, за образование, за объем работы и другое.
 

Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге) Примечание
Офис-менеджер 1 Сдельная оплата труда (см. Положение об оплате труда)
Штукатур 3 45 000
Итого: 8

 

Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге) Примечание
Офис-менеджер 1 40 000 Вакансия
Штукатур 3 45 000
Итого: 8


 

Кейс 2. Ваша фирма растет и развивается. Добавляются новые люди, филиалы и представительства. У вас высокий коэффициент текучести кадров.

Ваши действия:

  1. Определяем потребность в персонале – кто и сколько?
  2. Определяем размер заработной платы;
  3. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
  4. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
  5. Под роспись знакомим работников с изменениями в окладах, наименовании должностей и т.п.

 

ПРИКАЗ № 1-п

 
«Об изменении штатного расписания»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести изменения в штатное расписание компании с «___» _______ 20___г. в связи с установлением работнику (должность, Ф. И. О.) заработной платы в размере 00000 (Сумма цифрами) и (Сумма прописью) тенге в месяц.
 
 

Директор                 подпись                                     расшифровка подписи


 

Приказ об изменении штатного расписания

 

Уведомление об изменении штатного расписания

 

УВЕДОМЛЕНИЕ

 
Уважаемый (-ая) _____________________________

Во исполнение Приказа № ___ от ___ в ТОО «___» будет осуществлять осуществляться сокращение численности работников (штата работников) с ___ года.

Доводим до Вашего сведения, что Ваша должность будет сокращена и трудовой договор № __ от ___, заключенный с Вами будет расторгнут ______ 200__ года на основании подпункта 2) пункта 1 статьи 54 Трудового кодекса Республики Казахстан, с выплатой компенсации в установленном порядке.

ТОО «__», в случае Вашего согласия, в соответствии с п.5 статьи 56 Трудового кодекса Республики Казахстан готово предложить Вам работу по должности (специальности) ______ . (Кроме того, сообщаем, что не имеем возможности предложить Вам иную работу в ТОО «__». )
 
 

Директор                 подпись                                     расшифровка подписи

 

Кейс 3. Вы сокращаете работникам заработную плату.

Ваши действия:

  1. Определяем суммы – кому и сколько?
  2. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
  3. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
  4. Уведомляем работников под роспись за 1 месяц до фактического изменения окладов;
  5. Оформляем дополнительные соглашения с работниками.

 

Кейс 4. Вы увольняете людей по сокращению численности и штата.

Ваши действия:

  1. Определяем должности, которые подлежат сокращению;
  2. Определяем должности, по которым сокращаем оклад;
  3. Составляем и утверждаем новое штатное расписание;
  4. Издаем приказ о внесении изменений в ШР;
  5. Уведомляем работников под роспись за 1 месяц до фактического изменения окладов;
  6. Оформляем дополнительные соглашения с работниками;
  7. Проводим процедуру расторжения ТД по ст. 54 ТК РК.

 

Кейс 5. Вы восстанавливаете незаконно уволенного работника на прежнее рабочее место.

Ваши действия:
Организация уволила Сотрудника в период временной нетрудоспособности в связи с сокращением штата, что недопустимо в соответствии со статьей 55 ТК РК.

Суд, рассмотрев материалы дела, решает, что расторжение трудового договора незаконно и работника необходимо восстановить на работе.

При этом в пользу восстановленного сотрудника с Организации были взысканы заработная плата за время вынужденного прогула, компенсация в возмещение морального вреда и расходы на оплату услуг представителя.

В случае незаконного увольнения работника, когда работодателю предоставлены соответствующие документы (решение суда, предписания с органов прокуратуры и инспектора труда и социальной защиты и др.), работодатель обязан восстановить уволенного работника.

После получения такового документа работодатель обязан начать процедуру восстановления работника, которая производится в следующем порядке:

  1. Внести изменения в штатное расписание;
  2. Издать Акт об отмене незаконного приказа об увольнении;
  3. Издать приказ о восстановлении на работе;
  4. Внести соответствующую запись в трудовую книжку работника (если таковая имеется);
  5. Внести изменения в табель учета рабочего времени;
  6. Издать приказ о выплате работнику присужденных сумм;
  7. Допустить восстановленного работника к исполнению прежних трудовых обязанностей.

 

Неисполнение решения суда о восстановлении на работе,

а также иное нарушение трудового законодательства Республики Казахстан, повлекшее причинение существенного вреда правам и законным интересам граждан, наказываются:
 

  1. Штрафом в размере от 100 до 200 МРП;
  2. Или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного до двух месяцев;
  3. Либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет.

Нет, не существует.
Каждая организация вправе сама разрабатывать структуру и содержание ШР.


 

Возможные графы ШР:

  1. Перечень структурных подразделений;
  2. Перечень должностей;
  3. Сведения о количестве штатных единиц;
  4. Сведения о должностных окладах, надбавках;
  5. Сведения о месячном фонде заработной платы.

 

Как оформляем штатное расписание?

  1. Официальное полное или сокращенное наименовании организации;
  2. Номер ШР в хронологическом порядке;
  3. Дата издания ШР;
  4. Дата начала действия ШР;
  5. Гриф утверждения штатного расписания – утверждаем либо приказом либо визой директора;
  6. Общее количество штатных единиц;
  7. Месячный фонд оплаты труда;
  8. Примечания при необходимости;
  9. Визу составителя ШР.

Образец штатного расписания
Должность Количество шт. единиц Оклад в месяц (в тенге) ФОТ в год (в тенге)
Офис-менеджер 1 40 000 480 000
Штукатур 3 45 000 1 620 000
Маляр 2 42 000 1 008 000
Бригадир 1 65 000 780 000
Уборщик производственных помещений 1 30 000 360 000
Итого: 8 4 248 000

 

Образец заявления о приеме на работу

Индивидуальному предпринимателю
KazInvoice скорая бухгалтерская помощь
Лебедь А.А.
От ______________________________
(должность)
________________________________
(Ф.И.О. полностью)
проживающего (-щей) по адресу:
________________________________
________________________________

 

Заявление

 
Прошу Вас принять меня на должность офис-менеджера с «01» августа 2015 года. С условиями работы, окладом, трудовым распорядком ознакомлен под роспись. Претензий к работодателю не имею.
 
  

дата                             подпись
(25.07.2015 г.                     Лебедь)

 

Директор, в свою очередь составляет приказ.

Принять с «_____» ________________ 20 ____ г.
 
 
_____________________ А.А. Лебедь
Таб. № _______

 

Должность, указываемая в заявлении должна полностью совпадать с должностью, указанной в приказе.

 

Офис-менеджер 1 40 000 480 000

Вы можете при разработке своего штатного расписания воспользоваться ресурсами интернета, моими рекомендациями.
А можете напрямую обратиться ко мне, и я разработаю для вашей организации уникальный, подробный, понятный и корректный с точки зрения проверяющих структур документ.
 

Вопрос — Ситуация:

«В ТОО пока один директор. Остальных работников будут оформлять не ранее 15 апреля. На данный момент штатное расписание необходимо или нет?

То есть нужно сейчас составить штатное расписание, указать в нем одну должность директора, а в графе з/пл поставить сумму МЗП?»
 

Ответ Екатерины Александровны Лебедь (Генеральный директор компании «Kazinvocie скорая бухгалтерская помощь», руководитель компании WEB-Академия, HR-консультант (рекрумент, кадровый учет, трудовые споры), бизнес-тренер):

Нет, штатное расписание составляется ДО приема работников. Здесь же утверждаются оклады. В структуре самого штатного расписания есть графа «Примечание». Вот там делайте временную запись: Вакансия.
 
Исходя из логики: вы создали предприятие, арендовали помещение и планируете в соответствии с ОКЭДом предоставлять населению услуги по отделке и ремонту жилых помещений. Кто вам потребуется? Наверное,
1. офис-менеджер или диспетчер для приема заказов, размещения объявлений, работы с клиентами и т.п.;
2. Штукатуры
3. Маляры.
4. Отделочники
5. Бригадир, который будет руководить рабочими на объекте.
6. Уборщица (допустим, вы предоставляете комплекс услуг, куда включена генеральная уборка после ремонта).
 
И если с рабочими специальностями вроде все более или менее ясно, то вам перед приемом красавицы и умницы с параметрами 90-60-90 необходимо определиться с ее кругом обязанностей. Иначе будет сидеть перед компом целый день и ногти пилить.
 
Таким образом в идеале получаем, что перед приемом на работу, у вас должно быть четкое представление, кого и для чего вы, собственно, принимаете. А для этого составляем штатное расписание, указываем оклады (предполагаемые — вы же должны просчитать рентабельность вашей бизнес затеи). И составляем должностные обязанности — инструкции. А потом вносите изменения, сколько вашей душе угодно. Только не забудьте приказом каждое изменения утверждать.
 

Автор статьи: Екатерина Лебедь, ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов (кадровый аудитор).
 

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.


БЕСПЛАТНЫЙ ТЕЛЕГРАММ-ЧАТ
 
Группа Кадровиков Казахстана объединяет более 1 755 кадровых специалистов, юристов и бухгалтеров со всего Казахстана. Здесь вы можете узнать ответы на свои вопросы, посмотреть образцы кадровых документов и получить моральную поддержку коллег!