Как самостоятельно разработать должностную инструкцию?

Клиент – полиграфия, представитель малого бизнеса. Довольно технологичный бизнес, работают в Павлодаре и Астане.
 
У клиентов бывают разные запросы: кто-то хочет формально соблюсти требования – в рамках приличия. Кто-то проверяет до запятой, им важна не только форма, но и содержание – таких клиентов я очень люблю, с ними интересно работать. Вот полиграфия – как раз клиент из второй категории.
 
Заказ принят, работаю! И в этой статье я немного приоткрою занавес того, как работаю над разработкой кадровых документов именно я. Моя авторская техника, так сказать.
 
1. Составляю портрет работника – в процесс переговоров с клиентом я выясняю реальную трудовую функцию работника. Идеально, если есть возможность попасть непосредственно на рабочее место работника. Если вы будете разрабатывать должностные инструкции не на заказ, а для нужд своей фирмы, то, надеюсь, проблем с доступом к рабочему место работника у вас не возникнет.
 
2. Наименования должностей не всегда совпадают с тем видом работ, которые выполняет работник. Помимо трудовой функции необходимо узнать, какие требования предъявляются к кандидату на данную должность. Кому подчиняется работник, кем заменяется. На каких агрегатах работает, с какими материалами и инструментами. Должен ли обладать специальными знаниями и навыками.
 
3. Начальник шлагбаума. После того, как портрет работника составлен, выясняем, как правильно должна называться должность работника. Допустим, менеджер торгового зала на самом деле – продавец непродовольственных товаров, клининг-менеджер – уборщик производственных помещений, охранник – вахтер или сторож. Почему это важно? Наше время – это время понтов. Всем хочется быть значимыми в обществе, иметь высокий социальный статус. Именно из-за этого возникли анекдотические ситуации с менеджерами, которые на самом деле никем не управляют.
 
Или вот потрясающая история в тему:
 

В пик расцвета космодрома Байконур на него стало прибывать столько груза, что на шоссе, идущем с ближайшей станции, потребовалось установить шлагбаум. Написали объявление: «Срочно требуется дежурный переезда. Оклад такой-то». Повесили объявление в пристанционном поселке, но, поскольку оплата была небольшой, а от самой работы не веяло какой-либо значительностью, местные жители проигнорировали его. Целый месяц никто не приходил в отдел кадров. Тогда в поселке появилось новое объявление: «Требуется начальник шлагбаума». Наутро в отделе кадров было столпотворение…

Скрытое управление человеком. Шейнов Виктор Павлович

 
Нормативно-правовыми актами РК предусмотрено достаточно количество наименований должностей на все сферы экономической деятельности. Вот их-то и необходимо использовать в работе. Исключения бывают, но это частные случаи, и их нужно исследовать отдельно.
 
Структура документа. Название выбрали, портрет готов, пора приступать к разработке документа. Что должна содержать инструкция?
 

Заголовок

Номер документа

Дата издания

Гриф утверждения

Преамбула

Общие положения

Должностные обязанности

Что должен знать?

Какие имеет права и обязанности?

За что несет ответственность и в каком объеме?

Гриф согласования с ответственным специалистом

Отметку работника об ознакомлении с должностной инструкцией.

 
После того, как мы определились со структурой, можно переходить к составлению документа.
 
1. Для этого указываем наименование должности и дату создания документа.
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ администратора

 
2. Присваиваем порядковый номер
 

ДИ-04-16 (номер и год издания документа)

 
3. Дальше я указываю, на основании каких нормативных актов составлен документ. Указываем наименование, номер и дату принятия документа. Это может быть как внешний – нормативный акт, так и внутренний – локальный.
 

Например, Положение о структурном подразделении № 525 от 12.02.2016 г.

 
4. Создаем описательную часть. Здесь указываются данные о том, к какой категории относится работник. Каким образованием должен обладать для трудоустройства, какой стаж в годах должен иметь. Указываем подчиненность и заполняем один из самых важных разделов – что должен знать работник для осуществления своих должностных обязанностей.
 
5. Один из самых больших разделов документа и самый подробный – это должностные обязанности работника. Сюда включаем все обязанности, которые выполняет ваш работник на своем рабочем месте и за что несет ответственность.
 
6. Расписываем раздел «Права и обязанности работника». Здесь подробно останавливаться не буду, приведу небольшой пример:
 

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;   Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

7. Если права и обязанности довольно стандартный раздел, то на разделе «Ответственность работника» я бы остановилась подробнее. Здесь указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей и требований законодательства.
 
В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к нормам законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание.
 

Неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции;   Допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации.

8. Должностная инструкция согласовывается с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации. Но мы же с вами говорим про малый бизнес. Поэтому такой документ нужно согласовывать с главным бухгалтером.
 
9. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
 

СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер Личная подпись Т.К. Ильяхов 12.02.2016 г.

10. В последнюю очередь проставляется отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией на рабочее место. Я для этих целей использую Лист ознакомления с должностной инструкций, который оформляется как:
 

Приложение № 1 к Должностной инструкции администратора ДИ-04-16

 
Окончательное оформление должностной инструкции:

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в бухгалтерии (отделе кадров) организации в 75 лет.

Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают сотруднику и начальнику соответствующего структурного подразделения организации.

По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие подразделения организации.