История № 2. Как менеджеры и агенты крадут ваши деньги

Эта история произошла в рекламной фирме. На вакансию менеджер по рекламе откликнулся интересный молодой человек. Как часто бывает, после успешного собеседования работнику предложили испытательный срок в виде стажировки. Если кто не знает, то «стажировки» без документального оформления в Казахстане по трудовому законодательству не существует. То есть «стажировка» вне закона!
 
Продолжим. Сей замечательный работник сразу был допущен к клиентам фирмы. Звонил, предлагал разместить рекламу, выезжал к клиентам в офис на презентацию возможностей рекламной компании, заключал договоры на размещение рекламы и, конечно, получал от клиентов деньги. И вот как-то раз менеджер не донес до кассы работодателя сумму в размере 150 000 тенге.
 
Сумма вроде и небольшая, но это кража, совершенная на рабочем месте, это ущерб репутации фирмы-работодателя. Покажу вам еще пару примеров, чтобы вы поняли, что случай далеко не единичный:
 

  Ситуация (орфография сохранена):   Примерно пару месяцев назад в офис по изготовлению визиток пришел клиент.
Получил заказа (доказательства есть), заплатил менеджеру.
 
Менеджер деньги до кассы не донес (менеджер непосредственно работает с кассовым аппаратом).
Есть объяснительная с признанием менеджера в хищении (“взял деньги, чтобы отдать кредит, обязуюсь вернуть как только смогу”).
Договор о материальной ответственности с менеджером заключен.
 
Информация о том, был ли привлечен менеджер к дисциплинарной ответственности пока не располагаю ? .
 
Сейчас человек скрылся, не отвечает на звонки.

 

  Ситуация (орфография сохранена):   В апреле 2012 года девушка устроилась работать торговым представителем в фирму “ЕСК Компани”. Алина Васильченко развозила по городским магазинам и в районы молоко в тетрапакетах, собирала деньги за товар и сдавала в кассу. В конце февраля выявили недосдачу на сумму 3 миллиона 754 тысячи тенге.
 
Проверили магазины, выснилось, что долгов за проданное молоко у них не было. Васильченко говорила, что некоторым магазинам давала товар под реализацию, однако директор фирмы пояснил, что с этими торговыми точками договор консигнации они не заключали.
 
Васильченко на суде сказала, что ей не верно вменили сумму ущерба, ее фактический долг перед работодателем 1 миллион тенге.
 
В ноябре 2013 года она дала деньги, полученные от продажи молока, знакомому в долг, однако последний их не вернул.

 
 
Когда мы начали разбираться в этом деле, выяснилось, что обе фирмы – и рекламная компания и ее клиент – нарушили все мыслимые и немыслимые требования закона:

1. Менеджер по рекламе работал без оформления трудовых отношений. Что уже само по себе является нарушением трудового законодательства и влечет за собой штрафы в размере от 40 МРП (от 80 000 тенге).

 

2. Естественно, договор материальной ответственности тоже заключен не был. А нет договора, нет и возможности доказать, что работник являлся материально-ответственным лицом.

 

3. Бухгалтерия фирмы-работодателя халатно относилась к своим обязанностям. Точнее, экономил директор рекламной фирмы. Он несколько лет назад принял на работу толковую девочку. Девочка составляла медиа-план, работала с клиентами и сотрудниками как менеджер, и позже взяла на себя еще и участок бухгалтерии. Директор экономил на зарплате немалые деньги. Итогом такой экономии можно считать полный бардак в бухгалтерской и управленческой отчетности. Но дела у фирмы шли хорошо, клиенты шли косяком и о таких «мелочах» никто не задумывался.

 

4. Менеджер-бухгалтер (наша девочка) взяла за правило облегчать себе работу там, где это возможно. Под прицел попал участок дебиторской задолженности. Схема была построена великолепно. По составленному медиа-плану девочка звонила в клиентские компании и уведомляла о сумме задолженности. И сообщала имя менеджера, который придет за деньгами. Дальше она отправляла менеджеров за задолженностью к клиенту без доверенности на получение денег. Что дает нам оформленная доверенность? Только тот факт, что компания-работодатель доверяет своему сотруднику получить деньги от своего дебитора.

 

5. Бухгалтерия клиента не запросила от работника рекламной фирмы ни доверенности, ни приходно-кассового ордера, ни фискального чека. Очень часто бухгалтерия перестраховывается и требует взамен денег полностью оформленные кассовые документы: ПКО, фискальный чек, доверенность, тем самым защищая себя от неправомерных действий третьих лиц.

 

6. Бухгалтерия клиента пошла дальше, менеджер, получивший деньги, не расписался ни в одном документе (например, РКО) и не оставил копию своего удостоверения личности. То есть посторонний человек по звонку пришел и получил деньги в размере 150 000 тенге. Бухгалтерия, халатно игнорируя Правила ведения бухгалтерского учета, ни моргнув, выдает из кассы деньги, не оформляя кассовые документы!

 

Господа-предприниматели, вы вообще в себе, когда принимаете на работу таких «нетоварищей»?!
 
Дальше история разворачивается банально. Менеджер осознал, что раз за деньги он не расписался, то и доказать факт получения им денег довольно сложно, решил вообще ни копейки не возвращать. На работу он больше не выходил. Неплохая зарплата за несколько дней работы.
 
Работодатель даже не написал заявление в полицию. Трудовые документы не оформлены, поэтому работодатель не может заявить, что деньги украдены. Деньги украдены-то посторонним физическим лицом у фирмы-потребителя рекламных услуг.
 
Клиентская компания свою «миссию» по оплате рекламных услуг выполнила и на полном серьезе считала, что все претензии необходимо предъявлять менеджеру-вору. Сильно подозреваю, что бухгалтер клиентской стороны тоже была «недооформлена». Явно с ней не был заключен подробнейший договор о полной материальной ответственности с полным перечнем должностных обязанностей.
 
 
Что нужно было сделать предпринимателям, чтобы избежать таких неприятных ситуаций?
 
Всегда оформлять на работу работников по полной программе кадрового учета:
 
✔ Заключить трудовой договор;
✔ Заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
✔ Передать работнику товарно-материальные ценности и запасы по акту приема-передачи или в подотчет по разовому документу;
✔ Составить подробнейшую должностную инструкцию с полным перечнем обязанностей работника.
 
Правильно вести бухгалтерский и управленческий учет:
 
✔ Разработать бизнес-процесс «Получение денежных средств от клиентов за оказанные услуги», где подробно расписать что, как и кем должно выполняться;
✔ Минимизировать риски и соблазн работников и договориться с клиентами о безналичном варианте расчетов;
✔ Согласно медиа-плану на каждую сумму к получению от клиентов выписывать доверенность. Даже на 1 000 тенге;
✔ Составить письмо с уведомлением клиентов о порядке взаиморасчетов и отправить письмо клиентам по почте заказным письмом с уведомлением или прописать данные действия в договорах;
✔ Установить время для своих работников, в течение которого менеджер должен сдать полученные от клиентов деньги в кассу предприятия. Если работник задерживается, он должен отзвониться курирующему менеджеру и доложить о задержке. В случае несообщения менеджером причин задержки и фактической неявки на работу в течение 1 часа после условленного времени, работодатель оставляет за собой право обращаться в полицию с заявление о хищении денежных средств. Уголовное дело возбуждается, если украдено больше 1 000 тенге!
 
Своевременно отслеживать суммы полученных средств с данными журнала выданных доверенностей в бухгалтерской программе 1С.
 
Предпринимателю (собственнику бизнеса, директору) необходимо внедрить бизнес-процесс – Ревизионную проверку бухгалтерского учета.
 
Только при соблюдении подобных средств безопасности можно говорить о сохранности бизнеса и материальных ценностей работодателя. Продолжение следует.