Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?

Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?

Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?
 
Наверное, 80% предприятий в Казахстане не ведут кадровый учет. Из них большая часть даже не подозревает о том, что кадровый учет должна вести любая компания, даже на «упрощенке», даже с 2-мя работниками «на борту». Почему?
Потому что вести учет кадров в Казахстане – это прямая обязанность работодателя.
 
Согласно трудовому законодательству Республики Казахстан работодатель обязан принять человека на работу, заключить с ним трудовой договор, подписать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, оформить приказ о приеме на работу, передать копию приказа в бухгалтерию.

  1. Бухгалтерия вносит нового работника в бухгалтерскую программу 1С и при наличии табеля учета рабочего времени начисляет работнику заработную плату, а на основании ваших приказов – премии, бонусы и компенсации;
  2. Работник может написать заявление о переводе, о предоставлении отпуска, отпроситься на сессию, свадьбу, похороны или принести больничный лист;
  3. Работника могут вызвать повесткой в суд или в военкомат. Или же вы отправляете работника на обучение или командировку. Работника могут обязать выплачивать алименты.

А если у вас 10-30-100 работников. Представьте, каким комом ежедневно накатываются кадровые процедуры на вашего кадровика, бухгалтера или вас лично? Это и есть кадровый учет.
 
Теперь давайте рассмотрим второй вопрос: Почему важно вести кадровый учет?
 

Очень долгое время в Казахстане не уделялось должного внимания кадровому учету и делопроизводству. Почему? Не было достаточной штраф-системы. То есть за недоначисление налогов штрафовали, за несвоевременную сдачу налоговой отчетности – тоже. Причем эта система ежегодно видоизменялась и ужесточалась.

С кадровым учетом все было куда плачевнее. Максимум, что могло грозить вам – это визит государственного инспектора по труду и в совсем редких случаях – трудовой спор в суде. Но работники стали грамотнее, читают законы, консультируются с юристами по поводу защиты своих прав, лихо «выбивают» зарплату у должников, и на мой субъективный взгляд (я все-таки больше предприниматель, нежели кадровик) обладают куда большими правами, чем добропорядочные предприниматели. Почему? Кратенький пример:

 

Вы работодатель. И вы не выплатили работнику заработную плату за август 2015 года. Куда может пожаловаться работник? Инспектору по труду, в налоговую, прокуратуру, может обратиться в суд.
 
  Ваш работник написал заявление об увольнении 05.07.2015 г. Вы не возражаете, чтобы работник уволился, но не раньше 04.07.2015 г. Работник не согласен с вашим решением и не выходит на работу вообще. Куда может пожаловаться работодатель? Правильно: ни-ку-да!

 
Представляете? То есть вы и трудовым законодательством не сильно-то защищены, а вы еще и кадровый учет не ведете в полном объеме. К чему это может привести?
 

  1. Работник украл, а вы доказать не сможете;
  2. Работник сломал дорогое оборудование, а взыскать вы не сможете;
  3. Работник уходит в запой, приносит липовые больничные, а вы его и уволить не можете;
  4. Работник не подчиняется вам, увольняться не хочет, а вы уволить его не можете;
  5. Работник пьет на рабочем месте, вы неправильно оформляете увольнения, так он еще и восстанавливается по суду, а вы ему выплачиваете заработную плату за время отсутствия на работу по причине вынужденного прогула.

 
 
 
 
Как вам перспектива? Уже подсчитали свои убытки? Остались сомнения?
 

Рассчитать расходы на своего бухгалтера

(Введите только оклад работника)

 
Теперь понимаете, что вести кадровый учет все же нужно. И это я еще вам пример реальных судебных дел не приводила.

 

Резюмирую 2 блока:
 
1. Кадровый учет в Казахстане вести не просто нужно, а необходимо!
 
2. Правильное и своевременное ведение кадрового учета поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих, необоснованных исков работников, а в некоторых случаях защитит от мошенничества со стороны работников.

 
Что же делать, если кадровый учет не велся или на этом участке была сильная текучка кадров и документооборот в полном беспорядке или отсутствует вовсе?
 

Правильный ответ – восстанавливать запущенный кадровый учет.

Как это сделать? Для начала лучше всего провести процедуру кадрового аудита. Сейчас же опишу очень кратко:

  1. Вооружаетесь Трудовым кодексом РК и другими НПА (их общее количество достигает 30 видов, вам понадобятся только те, которые вам подходят по профилю организации и кадровым ситуациям);
  2. Собираете все документы (вытряхиваете все папки, делаете запрос в бухгалтерию, просите работников принести личные данные);
  3. Составляете список – необходимый кадровый минимум, который должен быть на вашем предприятии;
  4. Далее сверяете этот список с имеющимися в наличии документами;
  5. Если чего-то нет, придется составлять документы заново.

Вы можете провести процедуру самостоятельно.
А можете заказать аудит мне. Я обязательно помогу вам:

  1. Найти слабые стороны у кадровых документов;
  2. Укажу на ошибки, которые приведут предприятие к штрафам;
  3. Или сделают вас уязвимым в трудовом споре с работниками.

 

Важно: аудит необходимо оформить конкретным документом – это будет ваш путеводитель в процессе восстановления кадрового учета.

 
Проверка локальных нормативных актов: Правила внутреннего трудового распорядка
 

Требования законодательства к кадровым процедурам, срокам и порядку оформления документов Ссылка на нормативный акт, который регламентирует обязательность проведения данной процедуры, порядок соблюдения сроков и оформления кадровых документов Отметка о соблюдении процедуры, комментарии и выписки из текста локальных актов
Учет мнения представительного органа работников НЕ СООТВЕТСТВУЕТ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

НЕ ЗАЩИЩАЕТ ИНТЕРЕСЫ РАБОТОДАТЕЛЯ

П. 2 Правил предусматривает утверждение, и внесение изменений в Правила с учетом мнения представительного органа работников


Какие этапы содержит мой отчет на 30-70-120 листах!?
 

  1. Шаг 1-й Сбор предварительной информации об организации;
  2. Шаг 2-й Ревизия имеющихся в наличии документов;
  3. Шаг 3-й Оценка качества документов (содержание, оформление, регистрация, хранение);
  4. Шаг 4-й Ревизия основных кадровых процедур;
  5. Шаг 5-й Проверка по типичным нарушениям;
  6. Шаг 6-й Ответственность за нарушения: уголовная и административная ответственность;
  7. Шаг 7-й План работ по восстановлению самых важных участков.

 

После того, как вы провели аудит кадровых документов, можно приступать к восстановлению утраченных или неправильно оформленных документов.

  1. Каждый имеющийся документ или тот, который составляете, обязательно исследуете на предмет соответствия законодательству;
  2. Готовые документы распечатываете, раскладываете по папкам, регистрируете в журналах и приглашаете работников на ознакомление. Имейте в виду: кадровые документы хранятся 75 лет, некоторые 5 лет. Нельзя уничтожать документы работников после того, как они уволились из вашей организации;
  3. Обязательно расписываетесь сами, ставите печати и храните документы в архиве.

 
Просто? Как бы не так! Не забудьте все данные сверить с бухгалтерией, иначе придется все переделывать!
 
Хотите сами проверить себя? Заберите свой чек-лист по кадровому аудиту и уже сегодня вы сможете понять, в каком состоянии находится ваш кадровый учет.

  1. Если вы не хотите тратить свое время на возню с «бумажками»;
  2. Если у вас нет подходящего опытного специалиста;
  3. Ваши работники перегружены и не смогут взять на себя дополнительный объем;
  4. Если вам нужно было восстановить учет еще «вчера».

 

Автор статьи: Екатерина Лебедь, ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов (кадровый аудитор).
 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.


БЕСПЛАТНЫЙ ТЕЛЕГРАММ-ЧАТ
 
Группа Кадровиков Казахстана объединяет более 1 755 кадровых специалистов, юристов и бухгалтеров со всего Казахстана. Здесь вы можете узнать ответы на свои вопросы, посмотреть образцы кадровых документов и получить моральную поддержку коллег!