Зачем нужно проводить кадровый аудит в компаниях Казахстана?

Наверное, 80% предприятий в Казахстане не ведут кадровый учет. Из них большая часть даже не подозревает о том, что кадровый учет должна вести любая компания, даже на «упрощенке», даже с 2-мя работниками «на борту». Почему?
Потому что вести учет кадров в Казахстане – это прямая обязанность работодателя.
 
Согласно трудовому законодательству Республики Казахстан работодатель обязан принять человека на работу, заключить с ним трудовой договор, подписать должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, оформить приказ о приеме на работу, передать копию приказа в бухгалтерию.

1. Бухгалтерия вносит нового работника в бухгалтерскую программу 1С и при наличии табеля учета рабочего времени начисляет работнику заработную плату, а на основании ваших приказов – премии, бонусы и компенсации;
2. Работник может написать заявление о переводе, о предоставлении отпуска, отпроситься на сессию, свадьбу, похороны или принести больничный лист;
3. Работника могут вызвать повесткой в суд или в военкомат. Или же вы отправляете работника на обучение или командировку. Работника могут обязать выплачивать алименты.

А если у вас 10-30-100 работников. Представьте, каким комом ежедневно накатываются кадровые процедуры на вашего кадровика, бухгалтера или вас лично? Это и есть кадровый учет.
 
Теперь давайте рассмотрим второй вопрос: Почему важно вести кадровый учет?
 

Очень долгое время в Казахстане не уделялось должного внимания кадровому учету и делопроизводству. Почему? Не было достаточной штраф-системы. То есть за недоначисление налогов штрафовали, за несвоевременную сдачу налоговой отчетности – тоже. Причем эта система ежегодно видоизменялась и ужесточалась.

С кадровым учетом все было куда плачевнее. Максимум, что могло грозить вам – это визит государственного инспектора по труду и в совсем редких случаях – трудовой спор в суде. Но работники стали грамотнее, читают законы, консультируются с юристами по поводу защиты своих прав, лихо «выбивают» зарплату у должников, и на мой субъективный взгляд (я все-таки больше предприниматель, нежели кадровик) обладают куда большими правами, чем добропорядочные предприниматели. Почему? Кратенький пример:

Вы работодатель. И вы не выплатили работнику заработную плату за август 2015 года. Куда может пожаловаться работник? Инспектору по труду, в налоговую, прокуратуру, может обратиться в суд.
 
  Ваш работник написал заявление об увольнении 05.07.2015 г. Вы не возражаете, чтобы работник уволился, но не раньше 04.07.2015 г. Работник не согласен с вашим решением и не выходит на работу вообще. Куда может пожаловаться работодатель? Правильно: ни-ку-да!

 
Представляете? То есть вы и трудовым законодательством не сильно-то защищены, а вы еще и кадровый учет не ведете в полном объеме. К чему это может привести?
 

1. Работник украл, а вы доказать не сможете;
2. Работник сломал дорогое оборудование, а взыскать вы не сможете;
3. Работник уходит в запой, приносит липовые больничные, а вы его и уволить не можете;
4. Работник не подчиняется вам, увольняться не хочет, а вы уволить его не можете;
5. Работник пьет на рабочем месте, вы неправильно оформляете увольнения, так он еще и восстанавливается по суду, а вы ему выплачиваете заработную плату за время отсутствия на работу по причине вынужденного прогула.

 
 
 
 
Как вам перспектива? Уже подсчитали свои убытки? Остались сомнения?
 

Резюмирую 2 блока:
 
1. Кадровый учет в Казахстане вести не просто нужно, а необходимо!
 
2. Правильное и своевременное ведение кадрового учета поможет вам избежать претензий со стороны проверяющих, необоснованных исков работников, а в некоторых случаях защитит от мошенничества со стороны работников.

 
Что же делать, если кадровый учет не велся или на этом участке была сильная текучка кадров и документооборот в полном беспорядке или отсутствует вовсе?
 

Правильный ответ – восстанавливать запущенный кадровый учет.

Как это сделать? Для начала лучше всего провести процедуру кадрового аудита. Сейчас же опишу очень кратко:

1. Вооружаетесь Трудовым кодексом РК и другими НПА (их общее количество достигает 30 видов, вам понадобятся только те, которые вам подходят по профилю организации и кадровым ситуациям);
2. Собираете все документы (вытряхиваете все папки, делаете запрос в бухгалтерию, просите работников принести личные данные);
3. Составляете список – необходимый кадровый минимум, который должен быть на вашем предприятии;
4. Далее сверяете этот список с имеющимися в наличии документами;
5. Если чего-то нет, придется составлять документы заново.

Вы можете провести процедуру самостоятельно.
А можете заказать аудит мне. Я обязательно помогу вам:

1. Найти слабые стороны у кадровых документов;
2. Укажу на ошибки, которые приведут предприятие к штрафам;
3. Или сделают вас уязвимым в трудовом споре с работниками.

Важно: аудит необходимо оформить конкретным документом – это будет ваш путеводитель в процессе восстановления кадрового учета.

 
Проверка локальных нормативных актов: Правила внутреннего трудового распорядка
 

1. Шаг 1-й Сбор предварительной информации об организации;
2. Шаг 2-й Ревизия имеющихся в наличии документов;
3. Шаг 3-й Оценка качества документов (содержание, оформление, регистрация, хранение);
4. Шаг 4-й Ревизия основных кадровых процедур;
5. Шаг 5-й Проверка по типичным нарушениям;
6. Шаг 6-й Ответственность за нарушения: уголовная и административная ответственность;
7. Шаг 7-й План работ по восстановлению самых важных участков.

После того, как вы провели аудит кадровых документов, можно приступать к восстановлению утраченных или неправильно оформленных документов.

1. Каждый имеющийся документ или тот, который составляете, обязательно исследуете на предмет соответствия законодательству;
2. Готовые документы распечатываете, раскладываете по папкам, регистрируете в журналах и приглашаете работников на ознакомление. Имейте в виду: кадровые документы хранятся 75 лет, некоторые 5 лет. Нельзя уничтожать документы работников после того, как они уволились из вашей организации;
3. Обязательно расписываетесь сами, ставите печати и храните документы в архиве.

 
Просто? Как бы не так! Не забудьте все данные сверить с бухгалтерией, иначе придется все переделывать!
 
Хотите сами проверить себя? Заберите свой чек-лист по кадровому аудиту и уже сегодня вы сможете понять, в каком состоянии находится ваш кадровый учет.

1. Если вы не хотите тратить свое время на возню с «бумажками»;
2. Если у вас нет подходящего опытного специалиста;
3. Ваши работники перегружены и не смогут взять на себя дополнительный объем;
4. Если вам нужно было восстановить учет еще «вчера».

АВТОР СТАТЕЙ И КУРСОВ: Лебедь Екатерина Александровна

 

web-akademia.com

✔ Кадровый аудитор. Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК.

✔ В карьерном портфеле: налоговые проверки, трудовые инспекции, суды, прокурорские проверки, восстановление учета, любые сложные участки, включая налоги с зарплаты.

✔ С 2010 года работаю на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, тысячи часов консультаций применению трудового законодательства (в год провожу более 1000 консультационных часов).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Бесплатные прямые эфиры в Инстаграм: https://www.instagram.com/hrdelo_kz/

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram.