Как провести кадровый аудит на предприятии своими силами

Несмотря на все увеличивающиеся штрафные санкции за нарушение работодателями требований трудового законодательства, проведение кадрового аудита довольно непопулярное решение для бизнеса: в нормативно-правовых актах РК такой термин даже и не встречается. Тем не менее, некоторые предприятия решаются провести проверку состояния кадрового учета и делопроизводства для того, чтобы оценить свои имущественные, репутационные и иные риски в сфере оформления трудовых отношений.
 
Предприятия, решившиеся на кадровый аудит, могут преследовать одну или несколько целей. Среди них может быть:

1. Получение объективной информации о соблюдении компанией-работодателем требований трудового законодательства РК.
2. Минимизаций возможных рисков со стороны государственных органов во время проведения проверок субъектов бизнеса.
3. Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства. В этом варианте кадровый аудит помогает выявить неработающие кадровые процедуры, излишние цепочки в процессе разработки, согласования и утверждения кадровых документов, увеличивающих бюрократическую нагрузку на бизнес-процессы.
4. Выявление основных кадровых проблем, скрытых и потенциальных источников угроз и рисков, связанных с персоналом и его управлением.
5. Самозащита от недобросовестных действий работников, которые можно предупредить, проведя своевременную ревизию кадровых документов и процедур.
6. Предварительная проверка действий работодателя (работника, ответственного за ведение кадрового учета) при возникновении трудового спора.
7. Проверка инспекторов, специалистов или руководителя отдела кадров при смене руководящего состава, при смене работника, ответственного за ведение кадрового учета на предприятии.
8. Проверка кадровых документов до подачи в местный орган по инспекции труда заявки на получение сертификата доверия.
9. Проведение предварительной оценки состояния кадрового документооборота до приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством и/или передачи в архив.

 
Указанный список не является исчерпывающим, и работодатель может инициировать проведение кадрового аудита по иным основаниям.
 
Отталкиваясь от озвученной формулировки и целей проведения проверки, мы можем выделить три этапа кадрового аудита. Это диагностика состояния кадрового документооборота (выявление ошибок), планирование мероприятий по внесению исправлений в имеющиеся кадровые процедуры и устранение выявленных нарушений.
 
При этом у каждого этапа есть свои стадии, которые желательно не игнорировать для того, чтобы провести процедуру проверки кадровых документов в полном объеме. Первый этап – диагностика состояния кадрового документооборота – состоит их следующих стадий:
 

Стадия 1. Принятие решения о проведении кадрового аудита

 
Инициатива о проведении кадрового аудита может исходить от руководителя отдела кадров, главного бухгалтера или коммерческого директора – лица, который самостоятельно не ведет кадровый учет на предприятии, но может инициировать проверку из-за сомнений в квалификации ответственного работника или исходя из других целей.
 

Стадия 2. Предварительная оценка условий для проведения кадрового аудита

 
На этом этапе определяются цели и задачи аудита, сроки, трудоемкость выполнения оценки и бюджет, выделяемый на это мероприятие. Устанавливается состав проверяющих. В зависимости от размеров организации компании и коэффициента текучести кадров, состав проверяющей комиссии может наcчитывать несколько человек.
 
С одной стороны, несколько умов всегда лучше, особенно в пока незнакомом деле. С другой стороны, кто-то должен взять на себя рутинную работу по проверке документов и отражению найденных ошибок в специально разработанной анкете или таблице, другой может составлять отчет о проделанной работе, опираясь на данные анкеты первого проверяющего.
 
Необходимо понимать так же, что работать члены проверяющей комиссии будут либо с отрывом от основной работы либо в режиме совмещения с основной деятельностью. От этого также будут зависеть сроки проведения кадрового аудита. На этой же стадии решается вопрос о периодичности проведения проверки. Возможно, это будет разовое мероприятие, связанное с локальным риском трудового спора. Или же принимается решение о регулярной проверке (один раз в квартал, полугодие или год), выбирается стратегия проведения кадрового аудита, который может быть внешним (силами привлеченных сторонних специалистов) или внутренним (с использованием внутренних ресурсов предприятия).
 

Стадия 3. Разработка программы и плана проведения аудиторской проверки

 
После того, как организационные формальности разрешены, необходимо понимать, что, собственно, будет подвергаться проверке. И как она, проверка, будет проходить. Если мы приглашаем сторонних специалистов, то обязаны соблюсти несколько пунктов: предоставить рабочее место, доступ к массиву документов и помощника при необходимости. Наемный кадровый аудитор обладает методикой и навыками проведения кадрового аудита, соблюдает определенные бизнес-процессы и действует в строгом соответствии с регламентами аудита.
 
Внутренний же проверяющий методическим ресурсом не обладает. Если методика проверки не была скалькирована с международных стандартов проведения аудита, то ее необходимо разработать именно для вашей организации. На этом этапе должны быть разработаны вводные анкеты, опросные листы, в которых проверяющий будет фиксировать найденные нарушения и несоответствия.
 
Возможно, понадобится методическая помощь в виде библиотеки нормативно-правовых актов, которые регулируют не только трудовые отношения, но и регламентируют отраслевые нормы и меморандумы. На эту базу знаний будет опираться проверяющий при проведении проверки и формировании отчета. Удобно все собрать в одном регистре (в бумажном виде) или оцифровать и собрать специальный электронный архив. Так постепенно сформируется база знаний внутренних кадровых аудиторов вашей организации.
 
Как уже упоминалось, кадровый аудит по способу проведения проверки бывает внешний и внутренний. У каждого способа есть свои сильные и слабые стороны. Плюсы внешнего кадрового аудита:
 

• Независимость результатов проверки – сторонний специалист никак не связан с вашей организацией. Он максимально беспристрастен и сух в своих наблюдениях и суждениях.
• Знание методологии аудита – сторонний специалист не работает на черновиках, он исследует документы в точном соответствии с прописанными регламентами работы. Его действия не хаотичны, а структурированы. Он не тратит время на согласования, вопросы, не мешает работе сотрудников организации.
• Высокий профессионализм аудитора – один из самых важных факторов. Внешний аудитор обладает высоким уровнем подготовки, у него есть необходимый практический опыт, знание отраслевых особенностей, наработаны решения типовых проблем у клиентов.
• Полная материальная ответственность – по договору оказания услуг внешний специалист или привлекаемая организация могут нести материальную ответственность за умышленное искажение данных и умышленное сокрытие ошибок вследствие сговора с третьей стороной, например.
• Сжатые конкретные сроки – привлеченные внешние специалисты стандартизировали оказываемые услуги, поэтому могут точно указать, в какие сроки будет выполнен тот или иной этап кадрового аудита.
• Четкие рекомендации – в отчете не используются размытые и бесполезные комментарии.

 
Среди минусов – высокая стоимость таких услуг, незнание внешними аудиторами производственных особенностей проверяемого предприятия, предубежденность сотрудников проверяемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицам. В моей практике были даже случаи повального увольнения кадровиков из компании заказчика кадрового аудита. Считаю, что накаленная ситуация – это итог неправильного донесения информации работодателем до персонала о причинах и последствиях кадрового аудита.
 
Справедливости ради, необходимо разобрать плюсы и минусы внутреннего кадрового аудита. Среди плюсов можно явно выделить следующие:
 

• Внутренний проверяющий знает особенности производства, тонкости процессов, протекающих в компании.
• Внутреннего проверяющего сотрудники компании воспринимают доброжелательно, без опасений, что в свою очередь, благоприятно сказывается на результатах внутреннего аудита.
• Знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникации, действующих в организации, что облегчает получение нужного документа или пояснения.
• Возможность использовать конфиденциальную информацию в отчетах об аудитах, если эти отчеты не планируются использоваться за пределами организации.
• Затраты на внутренний аудит значительно меньше, чем на внешний.
• Отсутствие дефицита времени и средств при подготовке к аудиту, обеспечивающее возможность более тщательно подготовиться к проверке, доступ ко всем данным.

С другой стороны, внутренний аудит проводят чаще не подготовленные специалисты. Критерием обора может служить только наличие специальных навыков. При том, что внутренний проверяющий знает бизнес-процессы и процедуры, он может не владеть методикой проведения кадрового аудита. Кроме этого, внутренний аудитор менее пристрастен, он лоялен или может находится в неявном конфликте с проверяемым подразделением. В таком случае появляется риск невыявления ошибок (незнание, сокрытие результатов работы) или преувеличение вреда от выявленных нарушений. Также новичок может не иметь опыта в структурировании результатов проверки, что затруднит поиск решений и сдвинет дальнейшие этапы.
 

Стадия 4. Сбор и подготовка информации к анализу

 
На этом этапе проверяющий, опираясь на анкеты и опросные листы, определяет объем запрашиваемой информации. Здесь можно пойти несколькими путями: кто-то проверяет кадровые документы по аналогии с бухгалтерией за каждый календарный год. В этом есть своя логика. Но лично я проверяю документы «сплошником», и разбиваю по годам, если в документы вносились корректировки в другом периоде.
 
Задача аудитора определить, какие именно документы он будет запрашивать для изучения: локальные нормативные акты работодателя, личные папки работников, документы по военно-учетному столу и/или по технике безопасности, папки и журналы регистрации приказов, трудовых договоров.
 

Стадия 5. Анализ полученной информации и ее предварительная оценка

 
Истребованные документы необходимо тщательно изучить на наличие отклонений от требований трудового законодательства, на условия, ухудшающие как права работника, так и интересы работодателя. Выявить уязвимые места в документах, чтобы минимизировать риски. Также проверяется внешнее оформление документов, наличие или отсутствие свободного беспрепятственного доступа к ним, условия хранения.
 

Стадия 6. Разработка основных рекомендаций по результатам аудиторской проверки

 
Эта стадия без особого ущерба для компании может быть совмещена со следующей. Но может проводиться и отдельно. Здесь группа проверяющих встречается с основным инициатором кадрового аудита для оглашения предварительных выводов.
 
Очень часто бывает, что эта стадия позволяет пролить свет на те или иные процедуры, принятые в организации. Допустим, при трудоустройстве новый инспектор отдела кадров продолжил использовать шаблон трудового договора, который до него использовал предыдущий кадровик. На предварительной беседе такие нюансы выявляются и помогают составить общее представление о работе всего отдела.
 

Стадия 7. Составление отчета об аудиторской проверке

 
Самая важная стадия: описать весь ход, результаты и выводы аудиторской проверки, а также рекомендации в соответствующем отчете. Результаты аудиторской проверки нужно обязательно сопоставить с программой аудита на предмет полноты и прозрачности представленных рекомендаций и достижения целей проведения кадрового аудита.
 
Отчет содержит перечисление найденных нарушений, указание на нарушенную или искаженную юридическую норму, риски, связанные с эти нарушением, оптимальные варианты решения конкретных проблем. К составлению отчета нельзя подходить формально, он должен стать реальным рабочим инструментом отдела кадров. По результатам отчета и общего впечатления группы проверяющих о стадиях первого тапа кадрового аудита дополняется и уточняется база знаний.
 
Регламент кадрового аудита.
 
Допустим, руководитель отдела по работе с персоналом инициировала проведение аудита трудовых договоров и дополнительных соглашений за последние пять лет. Генеральный директор инициативу поддержал, ознакомился с ценовыми предложениями внешних аудиторских организаций и порекомендовал провести аудит своими силами.
 
После этого руководитель отдела по работе с персоналом определяет круг специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов компании. Далее издаются соответствующие приказы и распоряжения, регулирующие вопросы целей и задач кадрового аудита, сроков проведения проверки. Кроме этого утверждается состав комиссии и размер оплаты за выполнение дополнительной работы.
 
После решения организационных вопросов необходимо определиться с объемом необходимых кадровых документов (действуем, исходя из цели кадрового аудита). В нашем случае проверки коснуться трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Но будет ли наша комиссия сплошным методом проверять все документы или будет действовать по принципу каждый пятый документ подпадает под проверку – это решать необходимо загодя.
 

Цель кадрового аудита	Объем проверяемых документов
Комплексный	Все документы, имеющиеся в компании, перекрестным методом
Аудит отдельных кадровых документов	Трудовой договор, карточки Т2
Обзорный аудит	Все кадровые документы по 2-3 экземпляра

Ревизия кадровых документов
 
Если кадровый аудит проводит несколько специалистов, то логичнее разделить их участие по этапам. Один проводит ревизию кадровых документов – выясняет наличие обязательных с точки зрения трудового законодательства документов и обязательных с точки зрения отрасли и требований внутренних регламентов работодателя. Этот же специалист может оценить внешнее состояние документов, способ их сортировки, регистрации, хранения. И провести оценку содержания документов на наличие обязательных реквизитов, указания наименования документа, авторства и адресата, сроков хранения и регистрационных номеров.
 
Второй специалист уже исследует отобранные документы на предмет соответствия требованиям различных нормативно-правовых актов, проводит построчный анализ кадровых документов законодательным актам РК в сфере трудовых отношений и вносит найденные нарушении в специальный опросный лист, анкету или журнал. Он тоже может изучать документы на наличие основных реквизитов, но это уже будут подписи, печати, сведения о работнике и работодателе, сведение о наименовании должности, характере работ, условиях труда. Документы могут изучаться по действию во времени от даты создания, утверждения до вступления в силу или утраты юридической силы.
 
В зависимости от целей аудита документы могут сравниваться между собой на выявление разночтений, искажений и прочих несоответствий.
 
Все найденные нарушения фиксируются с указание документа, в котором была найдена ошибка, чтобы при подготовке отчета можно было вернуться к документу и описать ошибку более подробно.
 
После того, как отобранные кадровые документы проверены, бывает целесообразно провести предварительную встречу с заказчиком аудита. В нашем случае – это начальник отдела по работе с персоналом. Также могут быть опрошены работники, непосредственно участвовавшие в процессе создания проверяемых кадровых документов. Такая беседа поможет выявить неочевидные проблемы в отделе, указать на наличие существенных препятствий для более качественного выполнения работы. Может выясниться, что техника и морально и физически устарела и замедляет выполнение операций в два-три раза. Или работник, ответственный за участок оформления приема на работу, уже два года не повышал квалификацию. Или то, что используются шаблоны с опечатками и ошибками в тексте.
 
Оформление результатов кадрового аудита
 
Последняя стадия первого этапа – это оформление отчета, который должен включать в себя все найденные нарушения, рекомендации по исправлению ситуаций и план работ. В отчете отражается текущее состояние дел, выявленные проблемные зоны, возможные риски, рекомендации по решению обнаруженных проблем и минимизации рисков.
 
Закрывающий этап кадрового аудита – это исправление сложившейся ситуации всеми законными способами.