Кадровая безопасность бизнеса

Сегодня я бы хотела поговорить именно про кадровую безопасность бизнеса. Что это такое в моем понимании и почему соблюдение кадровой безопасности необходимо для любого, даже микро-бизнеса?
 
Когда вы видите слово «безопасность», какие ассоциации у вас возникают? Охрана, полиция, защита. Кто-то сопоставляет с техникой безопасности. Все эти элементы скрываются за понятием «кадровая безопасность».
 

Кадровая безопасность – это комплекс мероприятий, которые помогут вам избежать штрафов, утечки знаний и коммерческой информации, и защитят от халатных или умышленных действий работников.

 
Четыре фактора кадровой безопасности
 
Чтобы обеспечить кадровую безопасность на высоком уровне, вам нужно будет соблюдать четыре самых важных фактора, которыми являются:

1. Кадры, т.е. люди, которых вы нанимаете на работу или с которыми сотрудничаете.
2. Кадровые документы, т.е., та информация, которую вы составляете и оформляете ежедневно.
3. Проверка данных – их содержание, передача и хранение.
4. Контроль исполнения своих же распоряжений, инструкций и т.п.

Выстраиваем работу с кадрами
 
Чтобы вести бизнес, вам понадобятся люди: работники, клиенты и партнеры. Всех этих людей необходимо тщательно подбирать, выбирать и отсортировывать. Именно таким скрупулезным отбором вы защитите себя и свой бизнес от недобросовестных личностей.
 
Как проверять, решать вам: кто-то нанимает целую службу безопасности, кто-то доверяют такую работу сторонним компаниям. Кто-то активно работает с рекомендательными письмами и делает запросы в предыдущие организации, с которыми работал претендент и/или соискатель.
 
Что проверять: биографические данные, места работы, службы, приводы в милицию, работа с сомнительными лицами, коррупционерами. Состояние здоровья, отношение к алкоголю, наркотикам. Наличие кредитов, карточных долгов. Отношение к религии, членство в сектах, религиозных или оккультных организациях. Связи с конкурентами, наличие собственной фирмы, зарегистрированного ИП, неудачный в прошлом бизнес. Вся эта информация поможет вам принять правильное решение при заключении контракта, партнерского соглашения или при приеме на работу.
 
Почему с кадрами надо так тщательно работать?
 
Все просто: если вы сами себя не защитили, то готовьтесь к тому, что:
 
Ваш бизнес могут увести – развалить структуру, перевести работников в другую организацию, рейдерским захватом забрать оборудование. И вам придется начинать все заново.

Работники могут совершить хищение. При условии, что вы создаете для кражи благоприятные условия. Вы не проводите ревизий, не заключаете договоров материальной ответственности, не защищаете информацию, у вас нет охраны и/или средств сигнализации.

Работники могут использовать имущество компании в личных целях. Вспомните, как часто ваш работник ездит на служебном автомобиле по личным делам? Как быстро расходуются картриджи и бумага? Как часто горит свет или льется вода в туалете, когда там никого нет? Разворовываются мелкие запчасти или инструменты – их много, ревизий нет. Или из мясокомбината на телах людей выносятся колбасы и сосиски. Вспомнили?!

Работник может вас подставить в критической ситуации – у него может «развязаться язык» в самый неподходящий момент, он сбежит при первых трудностях, он использует вас как проходной этап перед чем-то важным, он трудоустроился специально для того, чтобы увести клиентов. Он может просто уничтожить все документы.

Работник к вам устроился только для того, чтобы стрясти с вас как можно больше денег. Он ловит вас на нарушении трудового законодательства и пишет жалобу государственному инспектору, прикрепляя полный пакет неопровержимых доказательств. Но сначала обращается к вам. И назначает свою цену за молчание. Примеров – масса. Потом как-нибудь расскажу в рассылке.
 
Какие еще риски существуют внутри организации при работе с персоналом?
 
Умышленная порча и уничтожение имущества компании. Встречается реже, чем хищения и кражи или неумышленная порча имущества. Происходит чаще на почве конфликта между работником и руководителем.

Получение заработной платы за невыполняемую работу – излюбленные многими офисными работниками переработки, которые, по сути, никакой фактической работой не подкреплены.

Шантаж квалификацией (незаменимый работник). Очень часто опытные руководители произносят фразу «Незаменимых работников не существует!». Фраза дельная, но очень часто бывает так, что вы вырастили квалифицированного эгоиста – он много знает и умеет, его сложно заменить. Человек пытается манипулировать своей уникальностью, чем мешает гармоничному развитию бизнеса.

Саботаж нововведениям. Без изменений невозможно развитие. Но «старенькие» работники привыкают работать в тех условиях, в которых они трудятся уже не первый год. Им не хочется перемен, они малоподвижны и неактивны. Одним из самых правильных решений в подобных ситуациях является увольнение лидера, остальные начинают подчиняться новым правилам.

Зависимость от главного бухгалтера. На самом деле, довольно распространенная проблема. Главбух – это доверенное лицо, которое знает все уловки и хитрости предприятия. В сложный момент, избегая ответственности, может, используя свои знания, подставить руководителя. Нередки случаи уничтожения документов, подмены и подлога. Частый вид мошенничества – подделка подписей руководителя и/или других работников.

Торговля коммерческими секретами.

Дисциплинарные нарушения.

Создание в коллективе невыносимого морально-психологического климата.
 
 
Оформляем и защищаем кадровые документы
 
Кадровые документы – это особый фактор опасности: вспомните, сколько раз вы издавали заведомо неправомерные приказы или распоряжения?
 
Как часто в порыве гнева лишали премий, налагали штрафы на работников, могли отказать в отпуске, отправляли беременную и/или инвалида в командировку, ночное дежурство?

А ночные ревизии? Знакомо? Все правильно, днем магазин должен работать. Люди же идут. А работники потерпят, я им зарплату плачу.

Не вышел охранник-сменщик? Не беда! Второй день постоит в смене. Работа непыльная, обедом накормлю. Должен же кто-то работать!

Не пришли люди на городской субботник – это важный повод для наложения дисциплинарного взыскания и лишения премий на полгода. Чтобы остальным неповадно было.

Не платите зарплату вообще, задерживаете выплату – вы используете это как инструмент давления над работником, инструмент наказания и манипуляции.

А незаконные увольнения? Сколько их было в вашей практике? Это пока люди просто плюют на длительность процедуры и не бегают по судам. Но время меняется.
 
Именно такие абсурдно-импульсивные действия становятся важным фактором для того, чтобы над вашим бизнесом нависла немая угроза.
 
Если для вас все перечисленное норма, то до окончания спектакля осталось совсем немного. Ждем, когда сосуд терпения у ваших работников переполняется, и они бегут в Управление труда, налоговую, службу экономических расследований, суды со всеми материалами и компроматами на вас.
 
Три варианта того, как будут развиваться события после:
 
И для вас все еще может хорошо закончится только в том случае, когда работники юридически безграмотны, доказательств мало, а у вас есть хороший защитник.
 
Жалобы в государственные инстанции могут закончиться с печальными последствиями для вас, если у работников есть реальный компромат: «левые» приказы, подписанные вами, фото-видеосъемка, переписка, записи телефонных разговоров, свидетельские показании. А самое главное – работники жаждут вас наказать. Это убойные материалы, которые могут нанести вам значительный урон.
 
Хуже всего, когда у работников есть не только аргументы, но и вожак – юридически подкованный лидер, он силен духом и не привык проигрывать. Вожаком и подстрекателем может быть и ваш конкурент, вы не задумывались над таким исходом событий?
 
Что нужно делать, чтобы вам не пришлось отстаивать свою позицию в суде?
 
Кадровые документы – это особый фактор опасности: вспомните, сколько раз вы издавали заведомо неправомерные приказы или распоряжения?
 
Не доверять составление кадровых документов кому попало. Я за всю свою деятельность практически не встречала правильно оформленных документов. При допущении ошибок важную роль играете так называемый человеческий фактор: забыл, не записал, не нашел, пропустил, опечатался, ошибся.
 
Читать внимательно то, что вам приносят на подпись. Особое внимание уделить тем документам, в которых упомянуты лишения, наказания и штрафы. Эти три слова должны стать для вас маркерами, стоп-словами. Увидели в кадровом документе слово «штраф» – прочтите документ еще вдумчивее, при малейшем недопонимании требуйте разъяснений.
 
Если вы, как руководитель, не хотите сами нести ответственность за правильность и своевременность составления документов, назначьте приказом уполномоченное, ответственное лицо. Платите доплату, но сбросьте с себя эту функцию. Тогда при выявлении нарушений в оформлении кадровых документов, при наложении административного взыскания в виде штрафа ответственность нести будете не вы за неквалифицированные действия своих работников, а они сами.
 
Следить за тем, чтобы кадровые документы были всегда распечатаны, подписаны, зарегистрированы, пронумерованы и подшиты. В этом случае документы не потеряются, вам их всегда оперативно предоставят. И такой документооборот будет сложно подделать в корыстных целях.
 
Не оставлять оригиналы и свои экземпляры документов в общедоступном месте. Документы должны храниться если не в железных несгораемых шкафах, то в специально выделенном месте. Труднодоступные помещения с железной дверью, деревянные шкафы с непрозрачными дверцами. Вам необходимо предпринять все меры, чтобы ограничить доступ к документам посторонних лиц.

Шифровать папки/регистры, чтобы посторонние лица не могли понять содержание документов по корешкам папок. Эта хитрость поможет вам избежать ненужных вопросов и любопытных взглядов посторонних.

Паролировать доступы в информационные программы 1С:Бухгалтерия, различные базы данных, электронные кошельки и т.п.

Разграничить права доступа к папкам и файлом на компьютерах, к программе 1С: Бухгалтерия, базам данным и другим.
 

Заключение
 
Чтобы обезопасить свою компанию, надо учитывать абсолютно все риски, связанные с людьми и документами. Ведь именно они могут стать источником повышенной опасности.
 
Чтобы учесть эти риски и разработать план мероприятий по защите данных, необходимо для начала провести кадровый аудит. Он выявит все потенциальные и существующие риски и поможет принять правильно решение.
 
В следующих статьях я подробно разберу структуру кадровых документов, чтобы вы увидели, как на самом деле обстоят дела именно в вашей компании.
 
А пока рекомендую прочитать статьи про работников-мошенников. Это реальные случаи из моей практики, которые ярко иллюстрируют проблемы, связанные с кадровой безопасностью в малом и среднем бизнесе РК.