Материальная ответственность работников

Недавно я начала цикл статей про работников, которые своими действиями или бездействием нанесли ущерб своим работодателям.
 
Каждый работодатель желает знать, как защитить себя от работников. А одним из самых верных кадровых решений для этих целей является заключение с работниками договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
 
Работодатели же нередко предпочитают заключать договоры о материальной ответственности со всеми работниками подряд. В этой статье мы с вами попробуем разобраться с процедурой оформления материальной ответственности, с нюансами этой процедурами и типичными ошибками.

С какими работниками целесообразно заключать договоры о материальной ответственности?
 
 
Очевидный ответ – с теми, кто по работе имеет дело с документами, деньгами, материальными ценностями. Давайте перечислим основные должности:
1. Директор – исполнительный орган товарищества, управляющий
2. Главный бухгалтер, бухгалтер-ревизор
3. Кладовщик, заведующий складом, заведующий хозяйством, прораб
4. Продавец-консультант, менеджер по продажам
5. Кассир, контролер
6. Водитель-экспедитор по перевозке грузов
7. Агент по снабжению (снабженец), торговый агент
8. Вахтер, сторож, охранник
 
Список должностей работников, с которыми можно и нужно оформлять материальную ответственность, продолжать бесконечно именно по тому, что все ваши работники в своей работе используют предметы и ценности, которые принадлежат исключительно вам. Что это может быть?
 
Мебель (шкафы, столы, стулья, диваны, кресла, сейфы);
Железные и деревянные двери, решетки на окнах, само здание в текущем состоянии;
Автопарк (автомобили, запасные части, шины, диски, ГСМ и другое);
Оборудование, инвентарь, инструмент, запасные части к ним;
Компьютерный парк – ноутбуки, персональные компьютеры, принтеры, МФУ, сканеры,
          соединительные элементы (удлинители, розетки и другое);
Телефония, факсы, сотовые телефоны, находящиеся на балансе фирмы;
Документация компании (налоговая, бухгалтерская, кадровая, кассовая, управленческая,
          страховые документы, техпаспорта и другое);
Запасы для производства товаров и изготовления изделий (ткань и фурнитура, продукты,
          пластиковые детали и т.п.).
 
В общем, для того, чтобы возложить на работника материальную ответственность, важно понимать, следующие факторы:
 
На каком участке учета будет трудиться человек. Особое внимание необходимо уделить участкам, где выполняются работы по
          покупке, продаже, обмену, перевозке, доставке, пересылке, хранению, обработке и применению в процессе производства
          материальных ценностей;
Какие ТМЦ или ТМЗ работник будет использовать при выполнении своих функциональных обязанностей – необходимо
          составить подробный перечень;
Каким образом вы вмените работнику эти ценности в подотчет: передадите по акту приема-передачи или будете разово
          оформлять документами по необходимости;
Каким образом вы будете контролировать использование работниками материальных ценностей, выданных для
          выполнения ими своих должностных обязанностей;
Утвердить процедуру проведения ревизий и инвентаризаций, внутренних проверок. Установить периодичность и форму
          внутреннего отчета.
 
Приводимый мной перечень процедур и разработки стандартов работы, конечно, не полный. Но если вы сделаете хотя бы 50% от имеющегося списка, то вам будет гораздо легче отстаивать свои права в суде.
 
Надо отметить, что оформление только одного договора об полной индивидуальной материальной ответственности, недостаточно. Вы должны разработать полный комплект кадровых документов:
 
✔   Пункт о возложении на работника материальной ответственности необходимо прописать в трудовом договоре. Желательно в трудовом договоре расписать четкие и внятные формулировки того, на что и как именно возлагается материальная ответственность;
✔   Оформить договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
✔   Издать приказ о возложении на работника полной индивидуальной материальной ответственности;
✔   Проводить ревизию с целью выявления недостач и хищений. А самое главное, необходимо документально правильно оформлять эти процедуры.

 
Оформление материальной ответственности работников, взыскание задолженности
 

К сожалению, по Трудовому кодексу взыскать с работника задолженность перед работодателем или клиентом очень сложно. Вам придется обращаться в суд и предоставить документы.

Вот тут начинается самое сложное…

Чаще всего работодатель при приеме на работу оформляет типовые договоры, взятые в Интернете. Трудовой договор и договор о материальной ответственности либо отсутствует, либо составлен очень формально. И это не единичные случаи, такое пренебрежительное отношение к оформлению кадровых документов встречается даже на очень крупных предприятиях.

На семинарах я очень часто слышу истории, когда работодатель машет кулаками после боя. Было хищение, утрата, прямой ущерб, а сделать ничего не возможно: документы оформлены не верно!

Опираясь на опыт, я предлагаю «соломку» постелить заранее!

В каких случаях вам может понадобиться помощь?

1. Если у вас на предприятии много материально-ответственных лиц, и вы хотите подстраховаться;
2. Если работник уже причинил ущерб работодателю в виде утраты или повреждения имущества работодателя или за ущерб, возникший в результате действия (бездействия) работника:
   2.1 Необеспечения сохранности имущества и других ценностей, переданных работнику на основании письменного договора о принятии на себя полной материальной ответственности;
   2.2 Необеспечения сохранности имущества и других ценностей, полученных работником под отчет по разовому документу;
   2.3 Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсикоманического опьянения (их аналогов);
   2.4 Недостачи, умышленного уничтожения или умышленной порчи материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных работодателем работнику в пользование;
   2.5 Причинения ущерба незаконными действиями работника, подтвержденными в порядке, установленном законодательством РК.

Я помогу вам подготовить перечень документов:

Разработка основных документов по индивидуальной материальной ответственности:

1. Положение о коммерческой тайне;
2. Перечень должностей материально-ответственных работников;
3. Приказ о назначении материально-ответственных лиц;
4. Трудовой договор с материально-ответственным лицом;
5. Приказ о приеме материально-ответственного лица;
6. Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
7. Перечень работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
8. Приказ «О неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну»;
9. Общий приказ по предприятию «О назначении материально-ответственных лиц»;
10. Составление акта приема-передачи материальных ценностей.

 
Разработка основных документов по коллективной материальной ответственности:

1. Типовой договор коллективной (солидарной) материальной ответственности (разрабатывается отдельно по запросу);
2. Положение о коммерческой тайне;
3. Перечень должностей материально-ответственных работников;
4. Приказ о назначении материально-ответственных лиц;
5. Трудовой договор с материально-ответственным лицом;
6. Приказ о приеме материально-ответственного лица;
7. Перечень работ, выполняемых работниками, с которыми заключаются письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
8. Приказ «О неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну»;
9. Общий приказ по предприятию «О назначении материально-ответственных лиц»;
10. Составление акта приема-передачи материальных ценностей.

Работник уже причинил ущерб? Я помогу оформить все процедуры правильно! Что входит в пакет документов?

1. Консультация по пределам ответственности работника;
2. Проведение внутренней проверки для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения;
3. Истребование с работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба;
4. Оформление дисциплинарного взыскания;
5. Взыскание ущерба в досудебном порядке;
6. Оформление иска в суд и представление интересов в суде.

Какие задачи решает для вас кадровый учет, который я буду для вас вести?

1. Защищает работодателя перед умышленными или неумышленными действиями работников;
2. С правильно оформленными документами вы легко сможет отстоять свою позицию в суде;
3. Избавляет от претензий со стороны проверяющих органов.

АВТОР СТАТЕЙ И КУРСОВ: Лебедь Екатерина Александровна

 

web-akademia.com

✔ Кадровый аудитор. Ведущий специалист ТОО «Контрольно-аналитическая служба «РЕВИЗОР» по правовой экспертизе кадровых процедур и документов.

✔ Практикующий юрист-кадровик, специалист по кадровому учету и делопроизводству и трудовому законодательству РК.

✔ В карьерном портфеле: налоговые проверки, трудовые инспекции, суды, прокурорские проверки, восстановление учета, любые сложные участки, включая налоги с зарплаты.

✔ С 2010 года работаю на себя. За плечами сотни кадровых аудитов, тысячи часов консультаций применению трудового законодательства (в год провожу более 1000 консультационных часов).

✔ Разработчик обучающих программ для специалистов кадровых служб, спикер семинаров и тренингов по применению трудового законодательства и безошибочному ведению кадрового учета.

✔ Бесплатные прямые эфиры в Инстаграм: https://www.instagram.com/hrdelo_kz/

✔ Автор самого крупного проекта «Группа Кадровиков Казахстана» в мессенджере Telegram.